Projekt graficzny okładki

Michał Bobrowski

Korekta

Jolanta Kucharska

Skład i łamanie

Sławomir Drachal

Redaktor prowadzący

Joanna Zimny

Copyright © by Piotr Nadworny, 2025

ISBN 978-83-974655-1-0

Wszystkie prawa zastrzeżone. Żadna część tej książki nie może być powielana lub przekazywana w jakiejkolwiek formie bez pisemnej zgody autora.

Ikony użyte w książce pochodzą ze strony flaticon.com

www.bookplan.pl

info@bookplan.pl

W tej książce zostanie przedstawiony proces planowania produkcji w przedsiębiorstwie w odniesieniu do kluczowych zagadnień oraz narzędzi niezbędnych do zarządzania procesem produkcyjnym. Opracowanie to pozwoli zrozumieć znaczenie planowania produkcji w optymalizacji wyników firmy ze wskazaniem praktycznych przykładów oraz analizy case study, aby przybliżyć zagadnienia i ich stosowanie w zarządzanym obszarze. Książka jest skierowana do przyszłych przedsiębiorców, właścicieli małych firm produkcyjnych zainteresowanych tym, w jaki sposób planowanie jest realizowane w dużych firmach, oraz do osób, które nie miały styczności z planowaniem produkcji, a chcą się przebranżowić i potrzebują wskazania drogi. Prawidłowe wprowadzenie wiedzy i dalszy własny rozwój w tym zakresie pozwoli ustabilizować proces produkcyjny, kiedy biznes zaczyna wymykać się spod kontroli, wpłynie na poprawienie terminu dostaw do klienta i obniży wartość magazynu, kiedy to stanowi zaburzenie przepływu pieniężnego w firmie.

Czym jest planowanie produkcji?

Planowanie produkcji to proces określania i organizowania działań oraz zasobów potrzebnych do wytworzenia produktów w określonym czasie i miejscu. Dotyczy to zarówno produkcji masowej, seryjnej, jak i produkcji na zamówienie, jednostkowej.

Głównym celem planowania produkcji jest optymalizacja wykorzystania zasobów takich jak: surowce, maszyny, personel i czas, aby osiągnąć pożądane wyniki w jak najbardziej efektywny sposób. Od planisty produkcji zaczyna się proces produkcyjny, w którego ramach określane są m.in. terminy zakupu składowych, terminy rozpoczęcia i zakończenia zlecenia produkcyjnego, ilość produktów do wytworzenia, kolejność operacji, alokacja zasobów, kontrola postępów wytwarzania, rozliczenie zlecenia, podsumowanie i przedstawienie wyników.

Dobrze zaplanowana i zweryfikowana produkcja może przynieść wiele korzyści w postaci minimalizacji kosztów, redukcji czasu cyklu produkcji, zwiększenia wydajności, lepszego zarządzania zapasami oraz ułatwienia monitorowania procesu produkcyjnego.

Planowanie produkcji jest elementem istotnym, ponieważ wpływa na efektywność i konkurencyjność firmy na rynku. Za kierowanie procesem planowania produkcji w przedsiębiorstwie odpowiada Dział Planowania Produkcji.

Rola Działu Planowania Produkcji w przedsiębiorstwie

Dział Planowania Produkcji w przedsiębiorstwie zajmuje się wyznaczaniem zsynchronizowanego planu działań na podstawie analizy danych wejściowych, jakimi są potrzeby klienta, potrzeby materiałowe, zasoby maszyn i ludzi, aby klient w terminie otrzymał gotowy produkt.

Planowanie produkcji jest spójne z ogólnym celem prowadzenia przedsiębiorstwa, jakim jest terminowe dostarczanie produktu finalnego do klienta po akceptowalnej cenie, z jak najwyższą marżą. Aby tego dokonać, należy zwrócić uwagę na redukcję kosztów produkcji i optymalizację procesu planowania oraz procesu produkcji.

Ogólny zarys codziennych działań w przedsiębiorstwie usługowo-produkcyjnym można przedstawić w taki sposób:

Komunikacja z klientem

Zakup składowych

Proces magazynowy i produkcyjny

Transport produktu

Płatność (finalizacja sprzedaży)

Z punktu widzenia planisty produkcji te czynności należy zakończyć w planowanym czasie. Zakres dat jest estymowany i etap wykonania poszczególnych czynności podlega weryfikacji.

Następnie dane w systemie są aktualizowane do najbardziej prawdopodobnych do urzeczywistnienia, a poszczególne komórki organizacji są informowane o ewentualnych odchyleniach od założeń planu.

Główne zadania Działu Planowania Produkcji

1. Analiza danych wejściowych i wyjściowych

Analiza danych wejściowych jest podstawowym procesem w planowaniu produkcji. Zagadnienie to uwzględnia gromadzenie, porządkowanie, przetwarzanie i interpretowanie danych związanych z potwierdzonymi bieżącymi i przyszłymi potrzebami klienta oraz bieżącym procesem produkcyjnym. Wynik tej analizy obrazuje moce i warunki, jakie należy zapewnić, aby zrealizować wymagany cel produkcyjny. Natomiast analiza danych wyjściowych zawierających informacje z już zrealizowanych zleceń produkcyjnych w przeszłości pokazuje dotychczasowe zdolności Działu Produkcji i dotychczasową umiejętność wykorzystania zasobów.

Faktory analizy oraz pomiaru danych wejściowych i wyjściowych to potrzebne i zużyte roboczogodziny personelu, dostępność i wykorzystanie maszyn i urządzeń oraz produkowane ilości poszczególnych detali w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału, roku.

Jeśli dokładnie znamy koszt roboczogodziny danego stanowiska lub całego działu, to kolejnym faktorem do nadzoru może być koszt świadczenia pracy, który posłuży przy określaniu budżetu.

2. Prognozowanie popytu

Planista produkcji musi zbadać i przewidzieć przyszłe zapotrzebowanie klienta na oferowane produkty lub usługi, aby z wyprzedzeniem zareagować na spadki lub wzrosty takie jak: oczekiwanie realizacji nadgodzin, zwalnianie personelu lub przekierowanie do innych zadań, zakup maszyn i zatrudnianie dodatkowego personelu do obsługi nowego stanowiska. Prognozowany popyt jest wynikiem analizy danych sprzedażowych. Dane prognoz popytu powinny być przedstawiane przez Dział Sprzedaży na podstawie rozmowy z klientem. Na podstawie tych danych planista może wykonać porównanie z informacjami z minionych okresów, zweryfikować prognozę popytu i porównać je z historyczną sprzedażą w podobnym okresie, a następnie procentowo określić poziom sprawdzalności sprzedaży do prognozy. Na tej podstawie może założyć, ile jednostek i jakich produktów należy wyprodukować, ile czasu oraz ile stanowisk należy wstępnie zarezerwować. Prognozowany popyt stanowi niepotwierdzoną sprzedaż przez klienta, dlatego wymaga aktualizacji statusu zamówień. Warto regularnie konsultować z Działem Sprzedaży wynik analizowanej prognozy, aby poprawnie planować kolejne zadanie.

3. Planowanie zasobów

Kiedy już wiadomo, co i w jakiej ilości należy wyprodukować, można skupić się nad określeniem zasobów potrzebnych do realizacji planu produkcji, takich jak: surowce, materiały, maszyny, siła robocza. Planowanie zasobów obejmuje również określenie optymalnego poziomu zapasów, aby uniknąć mrożenia gotówki i blokowania miejsca na regałach w przypadku nadmiaru materiału lub straty czasu na postoje stanowisk oraz utraty potencjalnych korzyści w przypadku niedoboru materiałów.

4. Harmonogramowanie produkcji

Kolejnym krokiem jest ustalenie harmonogramu produkcji, czyli określenie kolejności zleceń, aby dotrzymać terminów realizacji produkcji poszczególnych partii produktów. Harmonogramowanie produkcji ma na celu optymalne wykorzystanie zasobów, zapewnienie stabilizacji i ciągłości pracy Działu Produkcji oraz dotrzymanie obietnic złożonych klientowi przez Dział Sprzedaży.

5. Aktualizacja danych

Aktualizacja danych powinna odbywać się cyklicznie. Duże znaczenie mają jakość i częstotliwość aktualizacji, najlepiej dokonać ich niezwłocznie po pojawieniu się zmian. Na efektywność produkcji wpływają następujące dane produkcyjne: terminy realizacji zleceń, ilość partii, parametry systemowe produktu: MOQ, EOQ, BoM, cena jednostkowa, rewizja rysunków technicznych, przegląd procesu technologicznego, instrukcje stanowiskowe, normy produkcyjne, terminy dostaw materiałów składowych, terminy wysyłek do klienta, KPI stanowiskowe.

Aktualizacja danych jest niezwykle istotna z perspektywy funkcjonowania całej firmy. Zapewnia o wydajności poszczególnych działów, w tym o postępach wykonywanych prac, zużyciu materiałów, stanie zapasów, skuteczności harmonogramów produkcji, optymalnym wykorzystaniu zasobów, dotrzymaniu terminów dostaw.

Aktualizacja danych ma sens, jeśli otoczenie produkcyjne na bieżąco przystosowano do wglądu do tych danych, dzięki czemu można śledzić postępy, identyfikować i korygować ewentualne błędy, podejmować działania naprawcze w celu poprawienia wyników. Na przykład, jeśli dane wskazują, że pewien etap produkcji jest opóźniony, można podjąć działania w celu zidentyfikowania przyczyny tego opóźnienia i wprowadzić zmiany w procesie zmierzające do jej usunięcia.

Ponadto aktualne dane umożliwiają dokładne wyliczenie kosztów produkcji, co jest niezbędne do planowania budżetu, ustalania cen produktów i oceny rentowności. Bez regularnej aktualizacji danych te procesy stałyby się nieefektywne.

6. Monitorowanie procesu produkcji

W trakcie realizacji planu produkcji niezbędne jest monitorowanie postępów i kontroli procesu produkcyjnego. Jeśli wystąpią jakiekolwiek opóźnienia, problemy z jakością produktu lub inne nieprzewidziane okoliczności, np. awarie maszyn, plan produkcji może wymagać dostosowania do bieżącej sytuacji. W przypadku pojawienia się opóźnień należy zaktualizować plan, aby kierownik produkcji wiedział, które zlecenia stają się priorytetem. Jeśli dotrzymanie pierwotnego terminu dostawy gotowego produktu jest zagrożone, należy niezwłocznie poinformować o tym specjalistę sprzedaży. Jego zadaniem jest nawiązanie kontaktu z klientem w celu ustalenia nowego terminu.

7. Wizualizacja danych – Dashboard

Dashboard to swojego rodzaju plansza z podsumowaniem najważniejszych wyników Działu Produkcji przedstawiona w formie graficznej. Zawiera kluczowe dane i KPI, aby zobrazować zarządzającym bieżącą sytuację działu. Często ma zastosowanie podczas spotkań produkcyjnych. Im bardziej przejrzyste i trafne dane zawiera, tym bardziej trafne decyzje zostaną podjęte, a spotkania produkcyjne będą krótsze.

Istotne wskaźniki KPI:

1) Wykorzystanie zasobów (procentowo)

Wyliczony na podstawie dostępnej liczby godzin do przepracowania, zrealizowanych godzin oraz liczby godzin postojów, awarii, czasu nieproduktywnego

2) Terminowość zleceń (procentowo)

Wskaźnik wyliczony na podstawie liczby wszystkich zrealizowanych zleceń, w tym liczby zleceń opóźnionych

3)Poziom produktywności działu lub pracownika (liczbowo)

Wyliczony na podstawie liczby zużytych roboczogodzin i ilości wykonania produktu. Ważne, aby porównywać każdy rodzaj produktu oddzielnie.