Redakcja

Publikacja „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę regulacji obowiązujących w zakładzie pracy.

Wydawca

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Redaktor prowadzący

Anna Makarczuk

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Druk

Drukarnia Mdruk

Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-269-4842-8

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2016

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Publikacja „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Rozdział 1. Jakie zapisy powinien zawierać regulamin pracy, jakie warto w nim umieścić, a jakich unikać

Podstawowe dozwolone zapisy regulaminu pracy

Jednym z najczęściej funkcjonujących aktów prawa wewnątrzzakładowego jest regulamin pracy. Sprawdźmy, co powinno się w nim znaleźć, a jakich zapisów należy unikać i czy ustalając regulamin, warto trzymać się zasady „im więcej, tym lepiej”.

Obowiązek ustalenia regulaminu

Regulamin pracy jest aktem wewnętrznym, który ustala:

organizację i porządek w procesie pracy oraz

związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 104 § 1 Kodeksu pracy).

Obowiązek wydania regulaminu spoczywa na każdym pracodawcy, zatrudniającym co najmniej 20 pracowników, którzy nie są objęci postanowieniami układu zbiorowego pracy (zakładowego lub ponadzakładowego).

Samodzielnie lub po uzgodnieniu ze związkami

Tryb ustalania regulaminu pracy zależy od tego, czy u pracodawcy działają organizacje związkowe. Jeśli nie ma żadnych związków zawodowych – pracodawca samodzielnie wydaje regulamin (nie ma obowiązku uzgadniania go lub konsultowania z radą pracowników lub przedstawicielami załogi). Jeśli natomiast w zakładzie działają organizacje związkowe (jedna lub więcej), pracodawca ma obowiązek uzgodnić z nimi treść regulaminu pracy. Dopiero jeśli okaże się to niemożliwe, pracodawca może samodzielnie wydać akt.

Obowiązek uzgodnienia treści regulaminu ze związkami zawodowymi oznacza, że strony muszą dojść w tej kwestii do porozumienia. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599): „ustawodawca nie tylko przewiduje udział zakładowej organizacji związkowej w jego [regulaminu pracy – przyp. red.] tworzeniu, ale wymaga uzgodnienia z nią jego treści, a więc przyznaje tej organizacji w procesie stanowienia regulaminu pracy kompetencje o charakterze stanowczym”.

2 tygodnie na wejście w życie

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (czyli np. poprzez zamieszczenie w firmowym intranecie, wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub rozesłanie do pracowników pocztą elektroniczną).

Ład, porządek, organizacja, czyli…

Zgodnie z art. 1041 Kodeksu pracy regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;

systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;

porę nocną;

termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;

wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;

rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;

wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;

obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;

przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, a także

zawierać informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

…kto komu podlega i kto reprezentuje pracodawcę

Każdy regulamin pracy powinien określać, kto jest bezpośrednim przełożonym poszczególnych pracowników oraz kto i w jakim zakresie jest wyznaczony do dokonywania czynności z zakresu spraw pracowniczych w imieniu pracodawcy (art. 31 kp).

Wyznaczenie osoby do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy powinno nastąpić w przepisach wewnątrzzakładowych [np. w regulaminie pracy – przyp. red.]. Taka osoba działa jako pracodawca, a więc sama też może dać pełnomocnictwo innej osobie do dokonania określonych czynności z zakresu prawa pracy (zob. wyrok SN z 8 czerwca 2006 r., sygn. akt II PK 315/05).

…prawa i obowiązki pracowników

W regulaminie pracy trzeba też uregulować sposób, w jaki pracownicy wykonują obowiązki i korzystają ze swoich praw. Warto tu ustalić:

w jaki sposób pracownicy mają zabezpieczać pomieszczenia, narzędzia i dokumenty po zakończeniu pracy;

czy i na jakich zasadach wolno im przebywać na terenie zakładu po godzinach pracy;

w jakiej formie zlecane są nadgodziny (dzięki precyzyjnym zapisom na ten temat – np. ustalając, że praca w godzinach nadliczbowych polecana jest na piśmie przez bezpośredniego przełożonego kierownika – pracodawca może zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami pracowników o wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe);

jakie są zasady składania wniosków urlopowych;

zasady korzystania ze służbowego sprzętu (komputerów, telefonów) – regulamin może stanowić, że firmowy sprzęt służy wyłącznie do użytku służbowego, a pracodawca – na zasadach określonych w regulaminie – może kontrolować pocztę elektroniczną pracowników i strony internetowe przez nich przeglądane (zob. dalej: Zasady korzystania ze sprzętu komputerowego – przydatne zapisy, str. 41).

Uwaga! W niektórych regulaminach spotykany jest zapis, że pracownik ma obowiązek zapoznać się z obowiązującymi u pracodawcy procedurami i instrukcjami. Taki zapis nie uwalnia jednak pracodawcy od obowiązku zapoznania pracowników z tymi procedurami.

…nakaz trzeźwości

Regulamin pracy może nakazywać zachowanie trzeźwości na terenie firmy. Jest to szczególnie istotne w zakładach, w których przebywanie w stanie nietrzeźwości stwarza zagrożenie dla mienia, życia lub zdrowia. Naruszenie tego obowiązku, gdy jest ciężkie (umyślne lub wynika z rażącego niedbalstwa) może być nawet powodem dyscyplinarki.

…systemy czasu pracy

W regulaminie pracy trzeba określić, w jakich systemach czasu pracy pracują pracownicy (grupy pracowników). Jest to szczególnie ważne, gdy w firmie poza podstawowym systemem czasu pracy obowiązują jeszcze inne systemy, np. równoważny.

…zasady wypłaty pensji

W regulaminie pracy trzeba określić również miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia (art. 86 § 1 kp). Wypłata ta dokonywana jest w formie gotówkowej, chyba że pracownik wyrazi pisemną zgodę na przelewanie pensji na konto bankowe.

…i nic ponad to

A jakie zapisy nie powinny być wprowadzane do regulaminu pracy? Jak wskazał SN: „regulamin pracy nie może ustanawiać dla pracownika zakazu dodatkowego zatrudnienia u innego pracodawcy, tym bardziej zakazu konkurencji, gdyż jest to domena ustawy [Kodeksu pracy – przyp. red.], a także układu zbiorowego pracy – wyrok Sądu Najwyższego z 25 kwietnia 2014 r., sygn. akt II PK 194/13. Zakaz podejmowania działalności konkurencyjnej – zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu – może wynikać z odrębnej umowy zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Regulamin pracy nie może także ustalać zasad korzystania ze zwolnień od pracy w sposób mniej korzystny niż gwarantują to pracownikom przepisy prawa pracy. Mogą więc znaleźć się w nim zapisy określające np. tryb wnioskowania o dni opieki nad dzieckiem, o których mowa w art. 188 kp (wymagane dokumenty, termin ich złożenia), ale już nie termin czy sposób korzystania z tych zwolnień. Pracodawca nie może np. regulaminowo „zakazać” pracownikom korzystania z dni opieki nad dzieckiem w okresie świątecznym.

Podobnie jest z urlopem na żądanie, czyli urlopem wypoczynkowym w wymiarze do 4 dni w roku kalendarzowym, z którego pracownik może skorzystać we wskazanym przez siebie terminie (art. 1672 kp). W regulaminie pracy warto ustalić zasady korzystania z urlopów na żądanie, a zwłaszcza:

termin, w którym należy złożyć wniosek o urlop (np. najpóźniej przed rozpoczęciem pracy w dniu urlopu),

formę złożenia wniosku o urlop (np. SMS-em, telefonicznie lub e-mailem),

osobę (dział), do której należy wniosek skierować (np. przełożony).

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział 1. Jakie zapisy powinien zawierać regulamin pracy, jakie warto w nim umieścić, a jakich unikać

Rozdział 2. Kto musi, a kto może wydać regulamin wynagradzania jak wprowadzać do niego zmiany

Rozdział 3. Jakie kryteria premiowania warto wprowadzić i czy można zabezpieczyć się na wypadek problemów finansowych

Rozdział 4. Kiedy warto wydać regulamin zabezpieczający poufne informacje pracodawcy

Rozdział 5. Kontrola dostępu do pomieszczeń służbowych – jak prowadzić ją zgodnie z prawem

Rozdział 6. Procedury antymobbingowa i antydyskryminacyjna – dlaczego warto, by pracodawca je wprowadził

i stosował

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71