Wstęp

Biorąc pod uwagę ogromną rolę, jaką praca odgrywa w naszym życiu, zupełnie niezrozumiałe jest, że nikt nas nie uczy, jak powinno się pracować. Praca ma nam przychodzić zupełnie naturalnie. W jakiś magiczny sposób wszyscy powinniśmy wiedzieć, jak określać priorytety, ustalać grafiki, dobrze planować i bez problemu odnajdywać się w natłoku powierzonych nam zadań. Te umiejętności mogą się wydawać proste, ale takie nie są.

Być może, podobnie jak ja, zauważasz, że praca nie idzie po Twojej myśli. Tydzień dopiero co się zaczął, a Ty już gonisz w piętkę, żeby nadrobić zaległości. Pod koniec kolejnego, długiego dnia Twoja skrzynka odbiorcza wciąż pęka w szwach. Co więcej, kalendarz jest wypchany po brzegi, a lista rzeczy do zrobienia ciągnie się w nieskończoność. To wystarczy, żeby załamać każdego. Co najgorsze, kiedy zaczynasz czuć, że tracisz kontrolę nad swoim życiem, może Cię to sparaliżować. I jak w takiej sytuacji w ogóle próbować realizować jakiekolwiek zadania? Nic dziwnego, że masz problemy z osiągnięciem wyznaczonych celów, z uzyskaniem jakości, do której dążysz, i nigdy nie znajdujesz czasu, żeby zająć się rozwojem osobistym. Ciężko pracujesz, ale czy aby na pewno posuwasz się do przodu?

Uwierz mi, byłem dokładnie w takiej samej sytuacji. Przez prawie sześć lat pracowałem na stanowisku szefa ds. produktu w Blendle, holenderskiej firmie, którą ceniono na arenie międzynarodowej za dostarczanie nowych modeli biznesowych dla branży dziennikarskiej. Do start-upu dołączyłem jako programista w wieku 25 lat, po tym jak sprzedałem agencję zajmującą się oprogramowaniem, którą założyłem i prowadziłem przez sześć lat. W Blendle sprawy potoczyły się dość szybko. Do portfolio naszych klientów udało się nam pozyskać takie znane tytuły jak „The Economist” czy „The Wall Street Journal”. Wsparły nas między innymi Axel Springer czy „The New York Times”. W mgnieniu oka nasza ekipa znacznie się powiększyła. Po dziewięciu miesiącach kierowałem trzydziestoosobowym zespołem inżynierów. Do moich zadań należało nadzorowanie tworzenia nowych planów i wdrażanie ich, co w praktyce oznaczało prowadzenie zespołu w nieustannym poszukiwaniu rozwiązań złożonych problemów technicznych i organizacyjnych, a także podejmowanie decyzji dotyczących strategii i zatrudnianie nowych pracowników. A to był dopiero początek. Moja praca, podobnie jak praca wielu innych osób, bazowała na codziennym balansowaniu między priorytetami, ponieważ wszystko – ma się rozumieć – musiało być gotowe na wczoraj.

Z czasem zacząłem zauważać pewną prawidłowość: prawdziwy postęp nie wynika z wykonywania pracy, na którą masz ochotę, ani tego, co w danej chwili przychodzi Ci do głowy. Im bardziej byłem zajęty pracą, tym częściej zdawałem sobie sprawę, że muszę znaleźć zupełnie nowy sposób jej wykonywania.

Zajęło mi to kilka lat, wyciągałem wnioski z popełnianych błędów, ale cieszę się, że moje wysiłki się opłaciły. Opracowałem swoją metodę. Po drodze zaczytywałem się w takich książkach, jak Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności Davida Allena i Praca głęboka. Jak odnieść sukces w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza Cala Newporta. Książki te były dla mnie ogromną inspiracją i dużo się z nich nauczyłem. Ale skąd właściwie powinniśmy wiedzieć, kiedy zastosować którąś ze wskazówek? Odpowiedź na to pytanie jest sztuką samą w sobie. Bez niej to trochę tak, jakbyś dostał kilka śrubokrętów, szczypiec i młotków, nie wiedząc, do czego służą te narzędzia ani jak i kiedy ich użyć. Nic więc dziwnego, że ludzie często wracają do tego, co znane. Nie jestem w stanie policzyć, ile razy mnie samemu przydarzyła się podobna sytuacja. Wiedziałem jednak, że musi istnieć lepszy sposób, inteligentne podejście do pracy, które byłoby wystarczająco elastyczne, aby uwzględnić niespodziewane sytuacje, przydarzające się nam każdego dnia. Nadal więc eksperymentowałem z organizacją swojego tygodnia pracy.

Do swojej metody doszedłem krok po kroku, zbudowałem ją z elastycznych i powiązanych ze sobą elementów. Najwspanialsze w metodzie GRIP* jest to, że działa nie tylko w moim przypadku. Wypróbowali ją również moi przyjaciele i współpracownicy. Podekscytowany obserwowałem, jak jej wdrożenie zmieniło ich codzienne życie. W ciągu ostatnich kilku lat coraz więcej osób chciało poznać szczegóły mojej metody, więc postanowiłem je spisać.

Kiedy ta książka ukazała się w moim ojczystym języku niderlandzkim, od razu trafiła na listę bestsellerów. Ta sytuacja zupełnie mnie zaskoczyła. Nie ma dnia, żebym nie znalazł w skrzynce mailowej wiadomości od czytelników. Niektórzy piszą o swoich sukcesach, ale większość z nich podkreśla, jak bardzo są szczęśliwi, że w końcu znaleźli własny sposób na wykonywanie powierzonych im zadań: taki, który pozwala im odnaleźć światło w ciemności i okiełznać chaos. Taki, który pomaga im radzić sobie ze wszystkimi informacjami i bodźcami, które nas rozpraszają, atakując zewsząd każdego dnia. I taki, który pomaga im zrealizować najważniejsze zadania. Okazuje się, że wiele osób odkryło, podobnie jak ja, że wykorzystując kilka prostych elementów przy użyciu narzędzi, które już znasz – kalendarza, listy rzeczy do zrobienia czy e-maila – można stworzyć konstrukcję, która sprawi, że praca stanie się efektywniejsza. Dzięki wydaniu mojej książki w kolejnych językach, w tym polskim, mam nadzieję podzielić się swoją metodą z każdym, kto chce lepiej kontrolować pracę i całe swoje życie. Właściwa organizacja zawsze była ważna, ale gwałtowna zmiana w sposobie naszej pracy, spowodowana wybuchem pandemii w 2020 roku, sprawiła, że stało się to jeszcze bardziej widoczne: powinniśmy poświęcić jej więcej uwagi i bardziej zatroszczyć się o to, w jaki sposób pracujemy.

Ale najpierw muszę Cię uprzedzić. W tej książce nie znajdziesz sloganu: „Wrzuć na luz. Przestań już tak ciężko pracować”. To prawda, że nasze przepracowanie często wynika z tego, że chcemy trzymać kilka srok za ogon. Zbyt dobrze się znam na dochodzeniu do granic wytrzymałości i przyjmowaniu na siebie zbyt wielu obowiązków – łączeniu wymagającej pracy zawodowej z opieką nad małym dzieckiem i noworodkiem, a do tego wszystkiego przeprowadzką do nowego domu i wreszcie odejściem z Blendle, aby założyć nowy start-up. Jednak w kolejnych rozdziałach niniejszej publikacji nie będę namawiał Cię do zwolnienia obrotów lub spoczęcia na laurach. Chcę pomóc Ci świadomie dysponować czasem, który masz, i tym samym czerpać więcej z życia, ponieważ uważam, że nie jesteśmy do tego wystarczająco zachęcani. A któż nie chce żyć pełnią życia? Kluczem do sukcesu nie jest jeszcze cięższa praca, ale bardziej przemyślane realizowanie celów i upewnianie się, że zajmujesz się właśnie tym, co jest dla Ciebie naprawdę ważne. Dlatego w części 1 prezentuję kilka praktycznych sposobów na lepsze opanowanie codziennych obowiązków i sprytniejsze, bardziej strategiczne podejście do zarządzania czasem.

Część 2 rozpoczyna się od pytania: Co sprawia, że rano chce Ci się wstać z łóżka? Przyjrzymy się, jak wyznaczać cele, które faktycznie osiągniesz, i jak zaplanować nadchodzący rok. Dzięki metodzie GRIP zwolnisz miejsce na dalekosiężne plany.

W ostatniej części pokażę Ci, jak wykorzystać możliwości. Musisz zadać sobie pytanie: Jak dobrze znasz samego siebie? Czy jesteś dobrym słuchaczem? Czy wiesz, jak wymyślać mądrzejsze rozwiązania? Jak poprawić swój wizerunek? Czy jesteś wystarczająco odważny, żeby myśleć na wielką skalę, tworzyć projekty, których realizacja z łatwością może zająć kolejnych pięć lub nawet dziesięć lat?

Wiem, że na pierwszy rzut oka może się to wydawać przytłaczające. Jednak, jak już wspomniałem, nie będę Cię namawiał do zwolnienia obrotów. (Zostawię to Twoim przyjaciołom lub rodzinie). Jedyne, co mogę zrobić, to rzucić Ci wyzwanie i pomóc w dokonywaniu mądrzejszych wyborów. Dzięki temu będziesz mógł jeszcze raz się zastanowić, jak wygląda Twoja praca. Nauczę Cię, jak w strategicznych momentach podnosić sobie poprzeczkę i jak wybrać, czego nie robić; jak wyznaczać własny kurs, bo jeśli nie przejmiesz sterów, ktoś inny zrobi to za Ciebie.

Zanim zaczniemy, mam ostatnie pytanie: Czy jesteś typem osoby, która lubi niepoukładane życie? Kimś, kto chce się cieszyć swobodą i pracuje organicznie? Rozumiem Cię. Pracowałem z wieloma osobami, które mają takie samo podejście i były sceptycznie nastawione do mojej metody. Ale po jej wypróbowaniu stały się miłośnikami takiego sposobu planowania pracy. Dlaczego?

Decydując się na bardziej usystematyzowane podejście do kilku kluczowych aspektów swojej pracy, możesz być mniej poukładany w pozostałej części tygodnia. I mniej zestresowany.

Mimo że wszystkie elementy niniejszej książki są ze sobą ściśle powiązane, moja metoda w żadnym wypadku nie bazuje na zasadzie „wszystko albo nic”. Możesz zacząć od wypróbowania wskazówek dotyczących największych stresorów (powiedzmy e-maili). Wykorzystaj te, które na Ciebie działają, i zlekceważ pozostałe.

Niektóre fragmenty poradnika mogą być wciągające, ponieważ pomogą Ci zrobić więcej i lepiej. Warto spróbować, prawda?

Istota stworzonej przeze mnie metody pracy polega na tym, że możesz swobodnie od niej odejść, ponieważ oferuje ona siatkę bezpieczeństwa, na której możesz się oprzeć. Pod tym względem kluczowe znaczenie ma piątkowe podsumowanie. Ale o tym później, w rozdziale 4.

Jeśli jesteś gotowy – zaczynamy!

POTRZEBUJESZ POMOCY?

Darmowym uzupełnieniem niniejszej książki jest stworzona przeze mnie aplikacja. Możesz zarejestrować się na:
gripbook.com/app, a pomogę Ci szybko wprowadzić w życie to, o czym czytasz.

Bez względu na to, czy jesteś studentem, dyrektorem generalnym, urzędnikiem, czy prezydentem, rozpoczynasz nową pracę lub zakładasz własną firmę, masz do dyspozycji dokładnie siedem dwudziestoczterogodzinnych dni w tygodniu. Ani więcej, ani mniej.

Chcesz zrobić więcej przy mniejszym nakładzie pracy? Nie patrz na to, ile masz czasu. Dokładnie przyjrzyj się temu, jak go wykorzystujesz.

Lepiej wykorzystasz godziny, które wszyscy mamy do dyspozycji, jeśli wybierzesz ścieżkę, którą chcesz podążać, a następnie poświęcisz czas temu, co najważniejsze. Wybór ścieżki – i podążanie nią – nie brzmi zbyt skomplikowanie. Ale ze wszystkimi sprawami, jakie życie stawia na naszej drodze, może być zupełnie inaczej. Nie martw się. Zaczniemy od czegoś prostego – dokładnie określimy, czym jest Twoja ścieżka (czym są Twoje priorytety), i zaplanujemy jeden z Twoich tygodni roboczych.

W pierwszej części książki pokażę Ci, jak pracować strategicznie. W praktyce przyjrzymy się, jak lepiej kontrolować poszczególne godziny w tygodniu roboczym. Jak korzystać z kalendarza, listy rzeczy do zrobienia i poczty e-mail, aby szybciej i lepiej realizować zadania. I jak radzić sobie ze wszystkimi nieoczekiwanymi sytuacjami, które pojawiają się na naszej drodze.

Ilekroć ludzie pytają mnie o sugestie dotyczące tego, jak pracują, moje pierwsze pytanie zawsze brzmi: „Jaki masz w tym tygodniu grafik?”. Odpowiedź mówi mi od razu, czy mają dokładnie zaplanowany tydzień, nim w ogóle go zaczną. I czy mają strategię. Teraz mógłbyś powiedzieć: „Oczywiście, że zapisuję wszystkie spotkania w kalendarzu – powiedz mi coś, o czym nie wiem!”.

Przyjmuję wyzwanie.

1. Twój kalendarz to Twoja ostoja

Ustalanie priorytetów, planowanie pracy i realizacja zamierzonych celów

Twój kalendarz jest podstawą wszystkiego. Dobrze, cieszę się, że to wyjaśniliśmy.

Podczas tygodnia roboczego, kiedy plany w każdej chwili mogą się zmienić, potrzebujesz jednej rzeczy, na której zawsze możesz polegać. Czegoś solidnego, do czego możesz się odwołać, gdy wokół zaczyna panować chaos. Niech tą rzeczą stanie się Twój kalendarz.

Mimo że lubię wypróbowywać nowe narzędzia, zawsze w końcu wracam do swojego zaufanego kalendarza. W minionych latach ogromnie mi to pomogło – nie tylko w pilnowaniu terminów, ale także w organizacji całego tygodnia pracy. W rzeczywistości stanowi on ostoję całego mojego tygodnia. Cokolwiek się wydarzy, mój kalendarz zawsze mówi mi, co jest naprawdę ważne. Tracę mniej energii na zadawanie sobie pytania: „Co powinienem zrobić w pierwszej kolejności dziś rano?” ‒ mogę po prostu sprawdzić kalendarz.

Aby spełniał on swoją funkcję, musi być aktualny. Chcesz, żeby był solidny i niezawodny? Nie chcesz już nigdy więcej przeoczyć istotnego terminu czy spotkania? Od teraz rób tylko to, co masz wpisane w kalendarz. I kropka. Jeśli planujesz czas na rzeczy, których w rzeczywistości nie robisz, nadszedł czas, aby je wykreślić. Bądź brutalny. Cykliczne spotkanie, w którym nigdy nie uczestniczysz? Odwołaj je. Stare przypomnienia dotyczące księgowości, które zawsze ignorujesz? Usuń je.

Zacznij od nowa, mając na uwadze tylko te zobowiązania, którymi musisz się zająć.

Cztery powody, by pokochać swój kalendarz

1. Twój kalendarz nie jest studnią bez dna

Kalendarz ma określoną ilość miejsca – myślisz, że to Cię ogranicza. Pomyśl tylko: jeśli w ciągu dnia byłoby więcej godzin, mógłbyś je szczelnie wypełnić całą listą rzeczy do zrobienia. Ale ograniczenia kalendarza są w rzeczywistości jego najwspanialszą cechą. W ten sposób chroni Cię przed nadmiernym rozdrabnianiem się.

Zapewne w kalendarzu odnotowałeś już ważne spotkania i terminy, ale co ze sprawami codziennymi? Większość ludzi nie zawraca sobie głowy planowaniem na nie czasu. Ale kiedy umieścisz je w kalendarzu, na pierwszy rzut oka będzie widoczne, jak bardzo jesteś faktycznie obciążony pracą. Dzięki temu stanie się mniej prawdopodobne, że złapiesz zbyt wiele srok za ogon, ponieważ będziesz wiedział, kiedy Twój kalendarz jest wypełniony po brzegi. To znacznie ułatwia odmowę, kiedy jest to konieczne.

Co ważniejsze, dzięki temu będziesz mógł powiedzieć: „Tak, bardzo bym chciał!”. I wyjdziesz naprzeciw tej ekscytującej, nowej okazji, która się przed Tobą pojawi, ponieważ będziesz wiedział, że możesz ją gdzieś wcisnąć.

2. Twój kalendarz jest niczym system nawigacyjny

Systemy nawigacyjne nie pokazują Ci jedynie, jak przemieścić się z punktu A do punktu B. Większość z nich podpowiada, gdzie jest korek, i poprowadzi Cię do najbliższej stacji benzynowej, gdy będziesz jej potrzebował. Wszystko po to, abyś mógł skupić się na drodze. Jest to o tyle wygodne, że wystarczy śledzić tylko jeden system, co znacznie wszystko upraszcza, nieprawdaż?

Założę się, że już używasz jakiegoś kalendarza. Dlaczego więc nie wykorzystać w pełni wszystkich możliwości tego znanego Ci narzędzia? Nie będziesz potrzebować innych aplikacji ani dodatków. Twój kalendarz pomoże Ci dotrzeć do wyznaczonego celu każdego tygodnia. I unikać kłopotów.

3. Kalendarz pozwoli Ci dokładnie kontrolować,
jak spędzasz czas

Gdy znajdziesz w kalendarzu miejsce na sprawy codzienne, przyzwyczaisz się do wcześniejszego obliczania, ile czasu na nie potrzebujesz. W końcu trudno jest zaplanować czas na zrobienie analizy dla nowego klienta, przygotowanie prezentacji lub sporządzenie wyceny bez uprzedniego oszacowania, czy potrzebujesz pół godziny, czy dwóch. A kiedy skończysz wykonywane zadanie, od razu będziesz wiedział, czy przeznaczyłeś na nie za dużo, czy za mało czasu. Stworzyłeś pętlę bezpośrednich informacji zwrotnych, która pomoże Ci w dokładniejszym planowaniu. Kolejna ogromna korzyść: wprawne szacowanie i punktualne realizowanie powierzonych zadań pomaga w budowaniu zaufania przełożonych, współpracowników i klientów.

4. Twój kalendarz jest publiczny

Obecnie większość firm pozwala pracownikom udostępniać swoje kalendarze, aby każdy mógł zobaczyć, kiedy pozostali są dostępni. Jeśli Twój pracodawca ma podobne podejście, to kolejny doskonały powód, żeby szczegółowo zaplanować pracę na nadchodzący tydzień. W ten sposób Twoi współpracownicy i menedżerowie będą mogli zobaczyć, czym aktualnie się zajmujesz, co jest szczególnie przydatne podczas pracy zdalnej. Ale jaka jest największa korzyść z planowania pracy? Współpracownicy nie założą automatycznie, że jesteś wolny.

Korzystanie z kalendarza

OK, dość już tej teorii: czas na działanie! Teraz zaplanujemy Twój tydzień w sześciu krokach, rezerwując czas na wszystkie najważniejsze obowiązki. Nie wiesz które? Nie martw się na zapas, dowiemy się tego później.

Krok 1. Wybierz kalendarz dla siebie

Wybierz kalendarz cyfrowy, do którego masz dostęp na wszystkich swoich urządzeniach (laptopie, smartfonie, komputerze biurowym, tablecie lub czymkolwiek innym, z czego korzystasz w pracy). Wybierz ten, którego lubisz używać.

Papierowy kalendarz może załatwić sprawę, ale nie jestem jego zagorzałym fanem, a oto dlaczego. Przede wszystkim tracisz mnóstwo pomocnych funkcji. Kalendarz papierowy nie będzie wysyłał przypomnień i nie możesz go łatwo udostępnić innym osobom. Ponadto plany lubią się zmieniać, a to może być uciążliwe.

Osobiście lubię Kalendarz Google. Ale podobne narzędzia do planowania, takie jak Microsoft Outlook i Apple iCloud, również się sprawdzają. Wejdź na gripbook.com/apps, a pomogę Ci wybrać kalendarz.

Krok 2. Wpisz do swojego kalendarza różnego typu spotkania

Pierwszą rzeczą, którą musisz umieścić w kalendarzu, są spotkania, które zaplanowałeś z innymi osobami w nadchodzącym tygodniu. Prawdopodobnie już to zrobiłeś, ale sprawdź ponownie, aby upewnić się, że o niczym nie zapomniałeś. Jeśli spotykasz się poza biurem, upewnij się, że wiesz gdzie, i uzupełnij te szczegóły.

Krok 3. Określ długość spotkania

Kolejny szczegół, o którym musisz pamiętać podczas planowania spotkania, to odpowiedź na pytanie: Ile ono potrwa? W następnym kroku pokażę Ci, dlaczego tak ważne jest, aby uwzględnić w kalendarzu dokładne godziny, ale na razie spróbuj po prostu zgadnąć. Jeśli z doświadczenia wiesz, że spotkania z niektórymi osobami mają tendencję do przedłużania się, nie zapomnij wziąć tego pod uwagę. Kluczem do sukcesu jest bycie realistą.

Krok 4. Wyślij do ludzi zaproszenia

Kiedy sam planuję spotkania, staram się rozesłać zaproszenia do wszystkich. Kalendarze cyfrowe pozwalają łatwo to zrobić – wystarczy dodać adresy e-mail zainteresowanych osób. W ten sposób mają one również bezpośredni dostęp do wszystkich szczegółów spotkania. Jeśli jest ono wirtualne, nie zapomnij dodać informacji, które pozwolą im do niego dołączyć. Wysyłanie zaproszeń przydaje się również do tego, żeby zaplanować długość spotkania. Zauważyłem, że dzięki temu rozwiązaniu zwracam większą uwagę na czas innych ludzi. Powiedzmy, że chcę się umówić na kawę z klientem, żeby go poznać. Dwie godziny to bez wątpienia zbyt długo. Może godzina będzie bardziej odpowiednia? Albo powinienem się ograniczyć do 30 minut? Planując w kalendarzu zarówno godzinę rozpoczęcia, jak i zakończenia spotkania, informujesz innych, czego mogą się spodziewać. Czasami proszę drugą osobę o przesłanie mi zaproszenia. W ten sposób niebezpośrednio sugeruję: Ty decydujesz, ile masz dla mnie czasu.

Krok 5. Czas dojazdu, przygotowań do spotkania i po nim

Nie zapomnij uwzględnić czasu podróży. Może ona zająć znaczną część Twojego grafiku, ale bardzo łatwo ją przeoczyć. Prostym sposobem na uniknięcie tej pułapki jest wyrobienie sobie nawyku planowania czasu podróży podczas organizowania spotkania.

Nie zapomnij też o czasie, który musisz poświęcić, żeby się na nie przygotować. Jest to najprostszy sposób na efektywniejsze zarządzanie czasem. Aby dowiedzieć się, ile go potrzebujesz, zadaj sobie pytanie: Co sprawi, że to spotkanie przebiegnie sprawnie? Możesz to zrobić, korzystając z poniższej listy kontrolnej:

Lista kontrolna

Ile czasu potrzebuję, żeby dostać się na spotkanie?

Ile czasu potrzebuję, żeby się dobrze przygotować?

Czy mogę się przygotować w dniu spotkania, czy muszę to zrobić wcześniej?

Czy muszę przesłać materiały do uczestników spotkania z wyprzedzeniem?

Czy muszę wcześniej coś zamówić lub kupić?

Czy są jakieś rezultaty spotkania, które mogę już teraz przewidzieć i zaplanować? Czy powinienem iść dalej i wygospodarować czas na te działania?

W kalendarzu możesz oddzielnie zaplanować czas na zadania związane z przygotowaniem do spotkania i podróżą oraz na działania po spotkaniu. W zaprezentowanym przykładzie przygotowywałem się do spotkania tego samego dnia. W większości przypadków dobrze się to sprawdza. Może to wyglądać następująco:

Od razu widzę, że mój dzień jest prawie całkowicie wypełniony trzema spotkaniami, ale znajdzie się w nim wystarczająco dużo czasu, aby przybyć dobrze przygotowanym i punktualnie oraz po ich zakończeniu przepracować ustalenia podczas spotkania zespołu i burzy mózgów.

Krok 6. Wykorzystaj swój kalendarz do zapisania codziennych obowiązków

Ten ostatni krok jest kluczowy: dodanie codziennych obowiązków do kalendarza. Oczywiście, spotkania służbowe również się do nich zaliczają, ale tutaj chcę się skupić na Twoich najważniejszych codziennych czynnościach. W tej oto kwestii Twój kalendarz może wiele zmienić.

Pomyśl przez chwilę, jak planujesz wydatki. Jesteśmy na ogół krytyczni zwłaszcza w przypadku dużych zakupów, spisując mentalną listę kontrolną przed podjęciem ostatecznej decyzji, czy warto ponieść dany wydatek. W przypadku dysponowania naszym czasem nie jesteśmy jednak tak ostrożni. Cenne godziny przeciekają nam przez palce niczym piasek w klepsydrze. Spróbujmy więc przeprowadzić mały eksperyment. Chciałbym, żebyś wrócił myślami do ostatnich wakacji. A dokładniej – wyobraź sobie, że został Ci tydzień do wyjazdu.

Ten ostatni tydzień – zanim w skrzynce e-mailowej ustawisz automatyczną odpowiedź: „Poza biurem”, wyłączysz komputer i pozwolisz mu odpocząć, na co bez wątpienia zasłużył – różni się od pozostałych tygodni. Dlaczego? Ponieważ masz napięty grafik i jasny obraz tego, w jakim punkcie chcesz się znaleźć pod koniec tygodnia. Napędza Cię zdrowa presja, ponieważ po tym tygodniu Twój czas się kończy. Twoje myślenie staje się czarno-białe. Powinieneś odpowiedzieć sobie na pytania: Co koniecznie musisz zrobić? Co w tym czasie realnie możesz zrobić? Co zdecydowanie jest nie do zrobienia? Fakt, że musisz ustalić ścisłe priorytety, sprawia, że tydzień przed wakacjami jest najbardziej produktywny i najefektywniejszy ze wszystkich pozostałych. (A tak na marginesie, w książce zamieściłem dodatkowy rozdział z poradami dotyczącymi wyjazdu na wakacje).

Dzięki nowemu podejściu do kalendarza możesz sprawić, że każdy tydzień roku będzie równie produktywny i efektywny. Zaplanujesz pracę w kalendarzu z uwzględnieniem konkretnych dnia i godziny, kiedy musisz lub chcesz coś zrobić. Takie podejście zmusi Cię do rozważenia tego, co zrobisz w danym tygodniu (a czego na pewno nie zrobisz). Pamiętaj, co powiedziałem na samym początku tego rozdziału: Twój kalendarz to Twoja ostoja. Używaj go, aby ustalać spotkania z samym sobą. Wszystko, co masz w kalendarzu, jest tym, czemu poświęcisz swój czas. Tak więc wybieraj ostrożnie, co zrobisz w danym tygodniu!

Aby pomóc sobie w podjęciu decyzji, co powinien zawierać mój kalendarz, trzymam się zasady 30 minut. Zapisuję sprawy, które zajmą mi 30 minut lub więcej albo są tak pilne, że chcę się upewnić, że ich nie przeoczę. Oczywiście, jest mnóstwo rzeczy, które muszę zrobić, a które nie mieszczą się w regule
30 minut. Te zadania umieszczę na swojej liście rzeczy do zrobienia, którą zajmiemy się w następnym rozdziale.

Co więc zapiszesz w tym tygodniu w kalendarzu? I tutaj masz pod górkę. Zapewne bez problemu nakreślasz ogólny zarys tego, co chcesz osiągnąć w tym tygodniu. Ale planowanie konkretnych zadań na środę i czwartek rano może Cię przytłoczyć. Masz w końcu tak wiele rzeczy do zrobienia. Może Cię kusić, żeby rozłożyć ręce i zrobić to, co w danym momencie wydaje się najlepsze. Ale istnieje jedna rzecz, która nie pomoże Ci w wykonaniu ważnej pracy: poleganie na przeczuciach podczas planowania tygodnia. Zmuszanie się do rozpoczęcia tego złożonego, ale kluczowego procesu, rzadko dobrze się kończy. Zatem – nie wiadomo dlaczego – prawdopodobnie skupisz się na czymś, co w ogóle nie zasługuje na Twoją uwagę.

Aby pomóc Ci zakończyć każdy tydzień z takim samym poczuciem satysfakcji, jakie masz tuż przed wyjazdem na wakacje, poniżej zamieściłem trzy pytania, które ułatwią Ci dokonanie właściwego wyboru. (Szkoda, że pod koniec każdego tygodnia roboczego nie ma wakacji, aby wynagrodzić nam nasze wysiłki!)

Wybierz zadania

Pytanie 1. Jakie są moje priorytety?

Określenie priorytetów pomoże Ci podjąć decyzję, jak najlepiej wykorzystać czas. Cała sztuka polega na umiejętnym wypełnianiu pustych miejsc. Zaplanuj czas na poszczególne priorytety. Następnie zdecyduj, jaki będzie następny krok dla każdego z nich. Dzięki temu będziesz wiedział, nad którym priorytetem aktualnie pracujesz, i będziesz mógł od razu zagłębić się w pracę nad konkretnym kolejnym krokiem. Kiedy priorytety staną się podstawą Twojego kalendarza, zdziwisz się, jak wiele udało Ci się zrobić.

Jak zatem określić priorytety? Najlepiej zacząć od obowiązków. Poniższa lista pomoże Ci je ustalić w ogólnym zarysie:

opis Twojej pracy lub obowiązków,

cele Twojej firmy, działu lub zespołu,

priorytety, które ustaliłeś ze swoim menedżerem,

informacje zwrotne z podsumowania wyników,

powtarzające się elementy w prezentacjach lub raportach dla kierownika lub zespołu,

główne projekty, nad którymi obecnie pracujesz.

Wyobraźmy sobie, że jesteś liderem zespołu kawiarni na rogu. Twoje obowiązki mogą wyglądać mniej więcej tak:

Na podstawie nowych celów kwartalnych kawiarni w Twojej lokalizacji: odpowiedzialny za wzrost dziennej sprzedaży o 3 procent.

Na podstawie opisu stanowiska: odpowiedzialny za przyjemny i niezawodny zespół baristów.

Na podstawie opisu stanowiska: odpowiedzialność za jakość serwowanych produktów.

Na podstawie podsumowania wyników: zwiększenie twórczego wkładu w codzienne czynności i zmniejszenie rotacji personelu.

Powyższe obowiązki określają Twoje priorytety. Ale zanim stawisz im czoło, musisz przełożyć je na konkretne zadania. Spójrz na każdy priorytet i zastanów się, jaki najdrobniejszy pierwszy krok możesz zrobić, aby posunąć się do przodu. Jako lider zespołu kawiarni możesz:

przejrzeć najnowsze dane miesięczne, aby poszukać możliwości rozwoju,

przejrzeć ostatnie zgłoszenia do pracy, aby sprawdzić, czy są jacyś obiecujący kandydaci do zespołu,

przeprowadzić burzę mózgów, aby znaleźć kreatywny sposób na wyróżnienie lokalizacji kawiarni,

spędzić więcej czasu w cztery oczy z członkami swojego zespołu, aby móc w porę dostrzec oznaki niezadowolenia,

zaplanować wyjście zespołowe i spotkanie pracowników, aby poprawić morale i zatrzymać pracowników,

umówić się na rozmowę z potencjalnym dostawcą na temat rozszerzenia asortymentu kawy.

Oprócz wszystkich ważnych zadań do Twojej pracy jako lidera zespołu należą również rutynowe czynności, które wszyscy znamy:

Twoja skrzynka odbiorcza zawiera 38 e-maili oczekujących na odpowiedź.

Lodówka w kuchni nie zamyka się prawidłowo, a ludzie narzekają.

Dwa razy pracownicy zgłaszali Ci, że kończy się mleko.

Jeden pracownik nie pojawił się dziś rano, a w kawiarni było urwanie głowy.

Wczoraj miałeś ustalić grafik na przyszły tydzień.

I tak dalej…

Jeśli w pracy zmagasz się z dziesiątkami takich czynności, możesz być pewien: nie jesteś sam. Może nawet czujesz się nieco oszołomiony liczbą spraw na głowie – tych istotnych i tych mniej ważnych. Całkowicie Cię rozumiem. Lider zespołu w moim przykładzie ma również zbyt wiele do załatwienia. I chociaż niektórymi z tych rzeczy należy się zająć od razu, tydzień jest zdecydowanie za krótki, żeby wszystko załatwić. (I pamiętaj, jest to tydzień przed wakacjami!) To oznacza, że musisz być wybredny.

Na szczęście w tym kroku możesz skorzystać z pomocy – macierzy Eisenhowera.

Lista rzeczy do zrobienia

Czy czujesz się zestresowany wszystkimi niedokończonymi zadaniami? Musisz to szybko naprostować. Możesz pokonać chaos i odzyskać spokój ducha, spisując na kartce wszystko, co teraz kołacze Ci się w głowie. Wszystkie obowiązki, którym musisz sprostać, osoby, z którymi musisz się spotkać, i sprawy, którymi musisz się zająć. I mówiąc wszystkie, naprawdę mam na myśli wszystkie. Nie spiesz się. Zrób dokładne notatki. Może to Ci przynieść tylko chwilową ulgę, ale i tak warto. Nie musisz nawet niczego wykreślić ze swojej listy, aby poczuć się oczyszczonym i znaleźć spokój, dzięki temu, że dokładnie wiesz, na czym stoisz. W następnym rozdziale przejdziemy do bardziej trwałego rozwiązania tego problemu: listy rzeczy do zrobienia.

Pytanie 2. Czy zachowujesz równowagę między pilnością zadania a jego wagą?

Prezydent Dwight D. Eisenhower powiedział kiedyś: „Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”. Poniższy wykres przedstawia jego koncepcję i zapewnia proste i genialne narzędzie do odróżnienia ważnych zadań od pilnych. Matryca ma dwie osie. Pionowy reprezentuje wagę zadania, od niskiego do wysokiego, a poziomy reprezentuje jego pilność.

Te dwie osie tworzą cztery ćwiartki, do których może wpadać zadanie:

1. Ważne i pilne: tutaj znajdują się ważne zadania, które nie mogą czekać. Pomyśl o pilnych problemach lub projektach ze ściśle określonym terminem. Wracając do naszego przykładu z kawiarni: pracownik, który nie pojawił się w pracy, przysporzył Ci istotnych kłopotów. Jeśli słyszysz dzwonek alarmowy, zalicz zadanie do pierwszej ćwiartki.

2. Ważne i niepilne: zadania można odłożyć na około tydzień bez narażenia się na dotkliwe konsekwencje. Ale nie na dłużej, ponieważ te działania lub projekty przyniosą Ci korzyści w dłuższej perspektywie czasowej. Do tej kategorii należą: planowanie strategii, ulepszanie przebiegu procesów zespołowych, poprawa relacji z klientami lub inwestowanie w siebie. Odwołując się do przykładu z kawiarni: lider zespołu został poproszony o bardziej kreatywny wkład w osiąganie przez lokal lepszych wyników. Tego rodzaju cel nigdy nie będzie pilny, ale jest bardzo ważny. Aby dostrzec ważne i niepilne zadania, możesz wykorzystać mój bardzo przydatny sposób – zadaj sobie pytanie: Jeśli tego nie zrobię, czy napotkam problemy w przyszłości? Jeśli odpowiedź brzmi tak, masz do czynienia z czymś ważnym i niepilnym. Jeśli odpowiedź brzmi nie, sprawa nie jest ani ważna, ani pilna.

3. Pilne i nieważne: ta ćwiartka dotyczy zadań, które na dłuższą metę nie mają większego znaczenia, ale w tym tygodniu proszą się o Twoją uwagę. Współpracownik chce, abyś poprawił prezentację w ostatniej chwili lub – w naszym przykładzie z kawiarni – kończy się mleko. W przypadku zadań z tego sektora musisz się zastanowić, czy są naprawdę pilne. Ilekroć inni ludzie czegoś od nas chcą, zwykle zakładamy, że sprawa jest niecierpiąca zwłoki, chociaż bardzo często zdarza się, że może poczekać dzień, a nawet tydzień. Zauważyłem, że w większości przypadków dobrze jest odłożyć tego rodzaju sprawy na bardziej dogodny dla mnie czas – o ile powiadomię o tym drugą stronę. Jeszcze lepiej jest podjąć próbę oddelegowania lub zlecenia zadania z tego sektora. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, nie zawsze jest to możliwe. W takim przypadku sugeruję takie zorganizowanie dnia pracy, aby zminimalizować wpływ tego rodzaju pilnych zadań – jeśli to konieczne, zaplanuj codziennie trochę czasu na gaszenie bieżących pożarów. Dzięki temu nie będziesz tracić całego dnia, gdy ktoś inny znajdzie się w sytuacji awaryjnej.

4. Niepilne i nieważne: jest to rodzaj pracy, której chcesz uniknąć, ponieważ nie jest Ci ona do niczego potrzebna. Ta kategoria obejmuje wszystko, od ciągłego odświeżania skrzynki odbiorczej po spotkania, które do niczego nie prowadzą. Jestem pewien, że możesz wymyślić o wiele więcej przykładów zadań, które niepotrzebnie zajmują Ci czas; które nadal robisz, nawet jeśli nie przynoszą żadnych korzyści. Jeżeli masz krótką przerwę, możesz ją nimi wypełnić, ale często są tylko wygodną wymówką, aby odłożyć na później ważniejszą pracę.

Ogólnie rzecz ujmując, zwykle wykonujemy zbyt dużo zadań należących do pierwszej kategorii, czyli takich, które są ważne i pilne, jak niecierpiące zwłoki projekty ze ścisłymi terminami. A kiedy nie wywiązujemy się z tego rodzaju zobowiązań, gasimy pożary w trzecim sektorze – zajmujemy się problemami, które są pilne, ale na dłuższą metę nie są ważne.

Nawet mając do dyspozycji powyższe narzędzie, wciąż łapię się na tym, że postępuję dokładnie tak samo. Było tak również niedawno, kiedy planowałam pracę nad pomysłami na nadchodzący kwartał. Musiałem się tego podjąć z ważnego powodu – nowe rozwiązania pomogłyby mojej firmie dalej się rozwijać. Ale zamiast zabrać się ostro do pracy, zdecydowałem poświęcić czas nadchodzącej kampanii e-mailowej. Chociaż była ona również ważna, zdecydowanie powinienem był się skupić na planie kwartalnym. Mogłem na przykład poprosić współpracownika o przejęcie kampanii e-mailowej lub skonsultować się z zespołem, aby sprawdzić, czy jej przeprowadzenie w tej chwili jest naprawdę niezbędne.

Podejmowanie lepszych decyzji dotyczących właśnie tej ćwiartki macierzy będzie miało ogromny wpływ na Twoją pracę. Oto dobry sposób, aby sprawdzić, czy pracujesz nad czymś naprawdę ważnym – zadaj sobie pytanie: Czy praca nad tym konkretnym projektem pomoże mi zakwalifikować się do ewentualnej podwyżki, awansu lub nagrody? A przynajmniej pozwoli mi uzyskać jakieś wyróżnienie na koniec roku?

Wpływ

Często powtarzamy to słowo, ale czy aby na pewno wiemy, co ono właściwie oznacza? Zwykle słowo „wpływ” brzmi po prostu jak jeden z wielu niejasnych sloganów. Kiedy w tej książce wspominam o wpływie, mam na myśli kwestie, które naprawdę pomagają Tobie, Twojemu zespołowi lub firmie, w której pracujesz. Aby wiedzieć, czy to, co robisz, ma realny wpływ, musisz wiedzieć, co jest ważne. Jakie cechy mają znaczenie? Które liczby są kluczowe? W większości firm handlowych chodzi przede wszystkim o sprzedaż i zyski. Na platformie informacyjnej, dla której pracowałem, uważnie śledziliśmy też między innymi liczbę przeczytanych artykułów i liczbę subskrybentów. Jeśli więc chcesz, aby Twoja praca miała znaczenie, wszystko, co poprawia te wyniki, jest dobrym wyborem.

Wróćmy teraz do Twojej listy prac na nadchodzący tydzień. Każdą nową aktywność, którą chcesz do niej dodać, spróbuj uprzednio umieścić na macierzy Eisenhowera. Jeśli jesteś liderem zespołu w kawiarni i uważasz, że jakość serwowanej tam kawy jest wystarczająca, całościowy wpływ spotkania z potencjalnym nowym dostawcą prawdopodobnie nie będzie zbyt duży. Zatem czynność tę należy umieścić w ćwiartce nieważne i niepilne, a co za tym idzie – niewarte zawracania sobie głowy. Jednak jeśli jesteś choć trochę do mnie podobny, i tak możesz czuć pokusę, żeby to zrobić – w końcu nic nie ryzykujesz, nic nie zyskujesz – ale musisz uważać, żeby nie wpaść w tę pułapkę! Jeśli chcesz załatwić ważniejsze sprawy, musisz wyeliminować wszystko, co nie jest pilne i nie jest dla Ciebie ważne.

Podsumowując: podczas sporządzania listy zadań do wykonania na cały tydzień zastanów się, w jaki sposób możesz poświęcić więcej uwagi zadaniom z kategorii drugiej (ważne i niepilne). Jeśli możesz to zrobić, osiągniesz oczekiwany efekt. Następnie przyjrzyj się krytycznie rzeczom, które uznałeś za pilne i nieważne, aby upewnić się, czy możesz coś zmienić lub przekazać komuś innemu. Wszystko, co nie jest ważne i pilne, może zostać usunięte z listy. A skoro już przy tym jesteśmy…

Pytanie 3. Czy jestem wystarczająco skupiony?

Po precyzyjnym określeniu swoich obowiązków i posortowaniu działań według pilności i ważności możesz pomyśleć, że jesteś na dobrej drodze. Ale zatrzymaj się na chwilę! Jeszcze nie dotarłeś do celu. Weź do ręki czerwony długopis i jeszcze raz przejrzyj listę zadań na przyszły tydzień. Chodzi o to, że ludzie nie są urodzonymi planistami. Nawet jeśli czujesz się pewnie i myślisz, że bez większych komplikacji przejdziesz przez całą listę, prawdopodobnie nadal trzymasz zbyt wiele srok za ogon. Na szczęście jest na to proste rozwiązanie: skróć listę. Nadszedł również czas, aby po raz kolejny krytycznie przyjrzeć się zaplanowanym spotkaniom. Czy w jakiś sposób zagrażają Twoim priorytetom?

Ile zadań do zrealizowania znajduje się na Twojej liście na ten tydzień? Trzydzieści? Dziesięć? Spróbuj zmniejszyć ich liczbę do dwóch lub trzech. Wiem, że przyjdzie Ci to z trudem, ale ograniczenie liczby spraw, którymi się zajmujesz, pozwala być szczerym w kwestii tego, co jest naprawdę ważne. Nawet pięć dużych projektów, nad którymi trzeba popracować, to wciąż za dużo, więc sprawdź, czy możesz ograniczyć swoją listę na ten tydzień do dwóch lub trzech priorytetowych projektów. Zacznij od małych rzeczy, żeby obrać właściwy kurs na cel. A jeśli skończysz pracę nad tymi dwoma lub trzema wybranymi zadaniami i nadal masz czas, zawsze możesz dodać do swojej listy więcej.

Po raz ostatni postawmy Cię w sytuacji lidera zespołu kawiarni. Może zdecydujesz się spędzić ten tydzień na przejrzeniu podań o pracę i zorganizowaniu wyjścia dla swojego zespołu. Skupiając się tylko na tych dwóch zadaniach, możesz mieć pewność, że zrobisz prawdziwy postęp.

Peter F. Drucker, austriacki guru zarządzania, ujął to tak: „Dokładnie określaj swoje priorytety i nie miej ich więcej niż dwa. Nie znam nikogo, kto potrafiłby robić dobrze trzy rzeczy jednocześnie. Wykonuj jedno, góra dwa zadania naraz. I to wystarczy”. Musisz zrozumieć, że jeśli ustaliłeś sobie pięć priorytetów, tak naprawdę wcale ich nie określiłeś.

Uzupełnij swój kalendarz

Teraz, gdy wykonałeś już wszystkie prace przygotowawcze, nadszedł czas, aby uzupełnić kalendarz. I nie martw się, że weźmiesz na siebie zbyt dużo. Jeśli uwzględnisz poniższe kroki, stosowanie powyższych trzech pytań wkrótce stanie się Twoją drugą naturą.

Podczas planowania tygodnia roboczego warto pamiętać o następujących rzeczach:

Rezerwuj czas wyłącznie na zadania, które zajmują co najmniej 30 minut. Krótsze aktywności na liście wprowadzą tylko niepotrzebny bałagan. Zadania wymagające mniej czasu umieść na swojej liście rzeczy do zrobienia. (Dojdziemy do tego w następnym rozdziale).

Zaplanuj tyle czasu, ile Twoim zdaniem będziesz potrzebować. Nie chcesz się spieszyć, ale jednocześnie nie przeznaczaj godziny na coś, co możesz zrobić w pół.

Uważaj, żeby nie planować aktywności bez przerwy i nie wypełniać szczelnie całego dnia pracy. Jeśli to możliwe, niech około 20 procent miejsca w kalendarzu pozostanie puste – zakładając, że pracujesz 8 godzin dziennie, będzie to od 90 minut do 2 godzin. Dzięki temu będziesz mieć czas na rozwiązanie nagłych problemów, przerwy i zajmowanie się pilnymi e-mailami (więcej na ten temat w rozdziale 3). Znajdzie się również miejsce dla nieprzewidzianych sytuacji.

Wiem, że niezagospodarowanie całego czasu wydaje się misją niemożliwą do wykonania, ale spróbuj – zwłaszcza gdy czujesz się nadmiernie przeciążony. Dzięki takiemu podejściu będziesz mógł zrealizować wszystkie ważne projekty, które zaplanowałeś. (Jeśli pozostawienie wolnych terminów w kalendarzu spowoduje, że znajdą się w nim dodatkowe, wcześniej nieplanowane spotkania, nie krępuj się i zarezerwuj ten czas dla samego siebie).

Opisz poszczególne zadania w taki sposób, żeby były dla Ciebie jasne. Dzięki temu, gdy spojrzysz na kalendarz pod koniec tygodnia, będziesz dokładnie wiedział, co robić. Informacja „Plan projektu” jest dość niejasna, ale „Zaplanuj remont siedziby głównej” od razu odświeży Ci pamięć. Zamiast tracić energię na zastanawianie się, co miałeś na myśli, możesz od razu zabrać się do pracy.

Wybierz odpowiedni czas i miejsce na każdą aktywność. Zadaj sobie pytanie: Czy wolałbym to zrobić rano? Czy muszę być w biurze, żeby nad tym pracować? Czy potrzebuję ludzi lub zasobów?

Oto jak może wyglądać plan mojego tygodnia

Na pierwszy rzut oka wygląda, jakbym metodycznie zaplanował cały tydzień. Uwzględniłem wszystkie terminy i spotkania, zarezerwowałem trochę czasu na kluczowe zajęcia. Moje trzy główne zadania są również jasne: badanie rynku we wtorek rano, burza mózgów w środę po południu i całodniowy kurs w czwartek. Mimo to przeoczyłem kilka istotnych spraw.

W poniedziałek zarezerwowałem czas na przygotowanie się do spotkania, ale w pozostałe dni już nie. Wygląda na to, że nie mam czasu na przygotowanie się do spotkania z menedżerem we wtorek lub do rozmowy kwalifikacyjnej i dwóch spotkań wewnętrznych w piątek.

Czy mam wszystko, czego potrzebuję, aby zagłębić się w badania rynku we wtorek rano? I czy naprawdę potrzebuję całych trzech godzin?

Czy spotykam się z Sophią we wtorek po południu w biurze, czy muszę gdzieś pojechać? Muszę podejść do tego realistycznie – czy wrócę na czas, by zająć się papierkową robotą o 16.00?

Czy jest coś, co muszę zrobić przed środowym spotkaniem z dostawcą?

W czwartek mam całodniowe seminarium. Czy jest jakaś praca domowa, którą muszę jeszcze odrobić od ostatnich zajęć? A gdzie się odbędą zajęcia?

Czy muszę przeczytać informacje o kandydacie, z którym przeprowadzę rozmowę w piątek? Czy mam przygotowane pytania? Czy rozmowę przeprowadzę sam, czy ze swoim zespołem?

Czy naprawdę wystarczy godzina, aby przejść przez wszystkie e-maile, czy będę potrzebować więcej czasu? (Kwestie wiadomości e-mail poruszymy w rozdziale 3).

Krytyczne spojrzenie na kalendarz przed rozpoczęciem tygodnia będzie miało decydujące znaczenie dla tego, czy tylko będziesz gonić w piętkę, czy pozostaniesz na bieżąco. Dzięki temu rozwiążesz każde nowe zadanie w najlepszych możliwych warunkach. Zdziwisz się, jak szybko się do tego przyzwyczaisz. Poniższych kilka wskazówek pomoże Ci stawiać pierwsze kroki.

1. Mieszanie pracy twórczej i nietwórczej jest obciążające

Esej Paula Grahama otworzył mi oczy na fundamentalną różnicę między menedżerami a twórcami1. Graham – znany w świecie start-upów jako założyciel Y Combinator i inwestor, na przykład Airbnb i Dropbox – opowiada, ile wysiłku wymaga nieustanne balansowanie między spotkaniami i pracą. Menedżerowie skrupulatnie dzielą dni na godziny, a nawet półgodziny i są przyzwyczajeni do ciągłego przełączania się między poszczególnymi zadaniami. Ale takie balansowanie nie działa zbyt dobrze na twórców, takich jak pisarze czy programiści. Potrzebują oni więcej czasu, aby zrealizować swoje zadania, ponieważ trudno jest, jeżeli to w ogóle możliwe, napisać tekst lub sekwencję kodu w ciągu zaledwie godziny. Jak podkreśla Graham, twórcy najlepiej funkcjonują w blokach zajmujących cały dzień lub chociaż pół dnia. Jedna trzydziestominutowa przerwa może zrujnować ich produktywność. Czy to oznacza, że planowanie pracy w przypadku tak różnych grafików nie może dobrze funkcjonować? Według Grahama niekoniecznie. Problemy pojawiają się dopiero wtedy, gdy takie dwa systemy się ze sobą mieszają.

Moje podejście jest bardziej zarządzające niż twórcze. Ciągle lawiruję między zadaniami. Ale nauczyłem się też rutynowo rezerwować duże bloki czasu, aby wykonać twórczą pracę, na przykład zaplanować przyszłość swojej firmy. Muszę połączyć obie grafiki, wygospodarować dzień lub pół dnia na zadania wymagające twórczego myślenia, a przynajmniej pół tygodnia wypełnić spotkaniami, które trwają godzinę lub krócej. Odkąd zdałem sobie sprawę, że te dwa rodzaje pracy wymagają innego rodzaju koncentracji i innego rodzaju planowania, jestem w stanie zrobić o wiele więcej przy mniejszym wysiłku. Sprawiło to również, że bardziej uważam na ingerowanie w grafiki innych ludzi. Jeśli pracują w trybie twórcy, spotkanie ze mną może znacznie obniżyć ich produktywność. Na szczęście istnieje proste rozwiązanie: wybierz czas, w którym przerwy są mniej problematyczne, na przykład w porze lunchu lub pod koniec dnia. Albo jeśli możesz sprawdzić kalendarz innej osoby, spróbuj zaplanować Wasze spotkanie tuż przed innymi zobowiązaniami lub po nich, bez przerw.

2. Przyzwyczajenie się do nowego kalendarza zajmie trochę czasu

Jeśli Twoja dotychczasowa filozofia planowania wyglądała tak: „W tym tygodniu mam zamiar załatwić następujące sprawy; jeśli to nie wypali, zawsze jest następny tydzień” – wówczas podejście, które sugeruję, będzie radykalną zmianą. Daj sobie trochę czasu. Spróbuj wówczas pozostać wiernym swojemu nowemu mottu – Mój kalendarz to moja ostoja – i na początku zaplanuj sobie dodatkowy czas na złapanie oddechu. Pamiętaj, lepiej jest wykreślić coś z kalendarza, niż się go nie trzymać. Planowanie tygodni roboczych z wyprzedzeniem wejdzie Ci w krew, gdy na własnej skórze zaczniesz odczuwać korzyści płynące z takiego podejścia.

3. Rób najpierw rzeczy ważne

W ciągu dnia mamy określoną ilość czasu i energii. Jeżeli poświęcamy całą naszą energię na rzeczy, które powinniśmy zrobić, zwykle zastaje nas w pracy wieczór.

Brian Tracy pisze o tym w książce Zjedz tę żabę!. Autor zapożyczył ten tytuł z cytatu przypisywanego Nicolasowi Chamfortowi: „Zjedz żywą żabę z samego rana, a przez resztę dnia nic gorszego Ci się nie przydarzy”. Innymi słowy, zacznij od najmniej lubianego, najbardziej denerwującego zadania, zamiast odkładać je na później przez cały dzień.

Stephen Covey, opierając się na tej koncepcji, opracował całą teorię, którą nazwał: First Things First (najpierw to, co najważniejsze). Posługuje się genialną metaforą, aby to wyjaśnić: wyobraź sobie, że chcesz napełnić szklankę jak największą liczbą kamieni i piasku. Kamienie symbolizują istotne rzeczy do zrobienia, podczas gdy piasek to wszystkie pozostałe sprawy, które również musisz zrobić. Jeśli najpierw napełnisz szklankę piaskiem, a potem spróbujesz włożyć kamienie, zmieści się ich o wiele mniej, niż gdybyś najpierw włożył kamienie, a potem piasek.

Uda Ci się zrealizować w życiu więcej ważnych rzeczy, jeśli weźmiesz się za nie wcześniej niż później – na początku tygodnia lub na początku dnia. Zrób z tego nawyk. Nie ma prostszego sposobu na wykonanie ważniejszej pracy niż konsekwentne nadawanie jej priorytetów w kalendarzu. Podobną strategię miał amerykański mąż stanu Benjamin Franklin. Każdego ranka zadawał sobie to samo pytanie: „Co dobrego mam dzisiaj do zrobienia?”. To najlepszy sposób na rozpoczęcie dnia pracy.

4. Nie jesteś maszyną

Przez długi czas w czwartkowe i piątkowe popołudnia nastawiony byłem na ważną pracę twórczą. Dzięki samej sile woli mogłem robić wszystko, co chciałem, kiedy tylko chciałem. A przynajmniej tak myślałem. Dopóki nie przyjąłem rytmu, który naprawdę mi odpowiadał. Gdy tylko przesunąłem czas twórczy na początek tygodnia – zwłaszcza poranki – jakość mojej pracy znacznie się poprawiła. Uświadomiłem sobie również, że czasami najlepszą pracę umysłową wykonuję wtedy, gdy nikogo nie ma w biurze, kiedy wszyscy już wyszli do domu, albo gdy siedzę przy kuchennym stole.

Jakie wnioski z tego wyciągnąłem? Nie jesteśmy maszynami. Wykonujemy różne rodzaje pracy lepiej w różnym czasie, w różnych miejscach. Gdy już upewnisz się, kiedy najlepiej wykonujesz poszczególne zadania, nie tylko będziesz efektywniejszy, ale będziesz również bardziej się cieszyć pracą. Zamiast walczyć z nurtem, możesz czerpać z niego siłę.

W firmie Blendle, w której kiedyś pracowałem, wymyśliliśmy zasadę, którą nazwaliśmy: wtorki bez spotkań. Po cotygodniowym maratonie poniedziałkowych spotkań wszyscy byli w tym samym miejscu, gotowi do działania. We wtorki wykorzystywaliśmy tę energię, utrzymując porządek w naszych grafikach, dzięki czemu wszyscy mogliśmy robić znaczne postępy w indywidualnych projektach.

5. Traktuj swój kalendarz jak program fitness

Wszyscy wiemy, że trening siłowy pomaga budować mięśnie. Dzięki odrobinie ćwiczeń możesz także poprawić koncentrację. Im częściej i dłużej będziesz pracował nad skupieniem, tym lepszy w tym będziesz. I tu właśnie wkracza Twój kalendarz. Pozwala zaplanować czas na pracę w skupieniu – dodaj trochę więcej w każdym tygodniu. Zacznij od małych bloków czasu i powoli je rozbudowuj – tak jak plan fitness.

Planowanie całego tygodnia ma dodatkowy plus: nie musisz ciągle balansować między organizowaniem swoich zajęć a faktycznym ich wykonywaniem. Kiedy nadejdzie czas, aby coś zacząć, możesz od razu rzucić się w wir pracy. A jeśli coś Ci przeszkadza lub Cię rozprasza, po prostu sprawdź kalendarz, aby wrócić na właściwe tory.

W 1908 roku Arnold Bennett napisał książkę How to Live on 24 Hours a Day (Jak w pełni wykorzystać dzień, który trwa 24 godziny). Przedstawił w niej świetne ćwiczenie koncentracji. Otóż w drodze do pracy postaraj się myśleć tylko o jednej rzeczy: „Wychodząc z domu, skoncentruj się na czymś (nieważne na czym). Nim przejdziesz kawałek, Twój umysł wymknie Ci się spod kontroli i zacznie czaić się za rogiem z kolejną sprawą”. Wszyscy wiemy, jak bardzo nasze umysły lubią bujać w obłokach. Bennett również wiedział, a jego metoda sprzed ponad 100 lat ma wiele wspólnego z praktykowanymi obecnie technikami medytacji i uważności. Bennett zachęca nas do trenowania naszych umysłów i zrozumienia, że można poprawić koncentrację i ukierunkować myśli.

Jak sobie radzić w nagłych przypadkach

Gdybyś mógł zawczasu zaplanować każdy szczegół nadchodzącego tygodnia, codzienność szybko stałaby się nudna. Ale na szczęście dla wszystkich, życie jest nieprzewidywalne. Dobrze, bo niespodzianki budują kreatywność. A świetne pomysły często pojawiają się, gdy najmniej się ich spodziewasz. Jednak jeśli chodzi o Twój tydzień pracy, niespodziewane sytuacje są najczęściej niewygodne lub problematyczne. Z drugiej strony, jeśli Twój grafik zakłada nieco czasu na niespodziewane sytuacje, prawdopodobnie nie zrujnują one całego Twojego dnia.

Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, gdy mamy do czynienia z nieoczekiwanymi sytuacjami, jest trzymanie się swojego grafiku. To wymaga trochę praktyki. I nikt nie będzie pilnował Twojego kalendarza – on zależy tylko od Ciebie. Kiedy już dokładnie ustalisz priorytety, skoordynujesz działania z innymi i zdecydujesz, gdzie najlepiej zainwestować energię, każdy, kto zechce zrujnować Twoje plany, będzie musiał mieć dobry powód!

Przekazanie stanowczych i klarownych informacji dotyczących tego, kiedy możesz sobie pozwolić na przerwę, może Ci pomóc skoncentrować się na priorytetach. Jak już wspominałem, z pewnością pojawią się nieoczekiwane zadania. A czasami nie będziesz mógł pozwolić sobie na to, żeby odłożyć je na później. Kiedy tak się stanie, możesz pomyśleć, że skrupulatnie zaplanowany grafik stanowi przeszkodę, ale w rzeczywistości będzie odwrotnie. Twoje staranne planowanie pomoże Ci radzić sobie z takimi sytuacjami na bieżąco, a przy okazji nie stracisz nad niczym kontroli.

Zasada: słuchawki na uszach

W Blendle mieliśmy zasadę dotyczącą słuchawek na uszach. Były one jak znak „Nie przeszkadzać”. Sygnalizowały, że pracujesz w trybie koncentracji i nie chcesz, aby Ci przeszkadzano. Szkoda, że trzeba było używać słuchawek, aby inni zrozumieli ten przekaz, ale działały doskonale.

Aby przekonać się, jak to zrobić, spójrzmy raz jeszcze na mój dzień pracy, który wcześniej zaplanowałem. Wyobraź sobie, że to Twój dzień. Jest 11.40. Miałeś owocne spotkanie z zespołem i poranek minął gładko. Planowałeś dalsze działania uzależnić od efektów spotkania, a teraz nadrabiasz kilka e-maili przed wyruszeniem do Northtown. Nagle do biura przychodzi szef z zadaniem, które należy wykonać do końca dnia. Po przedyskutowaniu go zdajesz sobie sprawę, że będziesz musiał poświęcić na to resztę popołudnia. Na szczęście Twój kalendarz dokładnie pokazuje Ci, jaką pracę musisz wstrzymać i które spotkania przełożyć.

W takich chwilach Twój kalendarz może być dla Ciebie ratunkiem, więc dlaczego by nie zacząć odruchowo po niego sięgać, zwłaszcza kiedy w ciągu kilku minut musisz zdecydować, czy przełożyć spotkanie w Northtown? Podróż tam i z powrotem zajmie po południu bardzo dużo czasu. Zmiana terminu spotkania w ostatniej chwili wydaje się nie najlepszym pomysłem, ale kiedy dzwonisz do agencji, okazuje się, że nie mają nic przeciwko. Burza mózgów dotycząca projektu X też jest ważna, ale przerzucenie jej na inny dzień to nie żaden koniec świata. Tak więc zamiast próbować odbębnić wszystko w pośpiechu – co zaowocuje błyskawicznym spotkaniem w agencji marketingowej, burzą mózgów, na której nie będziesz mógł się skupić, i wieczornymi nadgodzinami – zadzwoń do Northtown i wyślij e-mail do zespołu projektowego. To wystarczy, abyś mógł poświęcić popołudnie na pracę nad pilnym zadaniem.

Plan działania w przypadku niespodziewanych zadań zleconych na ostatnią chwilę

Czy praca naprawdę musi być wykonana od ręki? Czy ma wyższy priorytet niż to, co właśnie robisz? Jeśli nie, znajdź na nią lepszy termin.

Ile czasu potrzebujesz na dokończenie pracy? Rzetelnie oszacuj i zarezerwuj go w kalendarzu.

Sprawdź kalendarz pod kątem ewentualnych kwestii spornych i upewnij się, czy możesz zmienić termin. Nie martw się jeszcze ustaleniem nowego terminu spotkania z sześcioma kolegami, bo teraz znalazłeś się w sytuacji kryzysowej i nie masz ani chwili do stracenia. Po prostu daj im znać, że będziesz musiał zmienić termin, i ustaw sobie przypomnienie, aby wrócić do tego później. Jeśli wyjaśnisz sytuację, koledzy nie będą Ci mieli jej za złe.

Nieoczekiwane zadanie zlecone w ostatniej chwili jest frustrujące, gdy zmienia Twoje dotychczasowe plany. Jeżeli jednak dobrze wiesz, co przełożyć, zachowasz jasność i spokój umysłu. Pozwoli Ci to również łatwo się przystosować do nowej sytuacji. Martwisz się, że stracisz z oczu odłożoną pracę? Nie musisz. Piątkowe podsumowanie, do którego przejdziemy w rozdziale 4,
zapewni Ci bieżącą kontrolę nad zobowiązaniami z całego tygodnia. W tej chwili po prostu daj ludziom znać, czego nie możesz zrobić dzisiaj, a sporządzając piątkowe podsumowanie, weźmiesz pod uwagę odłożone obowiązki.

Eksperymentuj z planem tygodnia

Elitarni sportowcy analizują każdy aspekt życia w poszukiwaniu czegoś, co mogłoby poprawić ich wyniki. Od technik treningowych po szczegóły diety – nic nie pozostanie niezauważone. A kiedy wyniki nie są wystarczająco dobre, zawsze pojawia się pytanie: Co następnym razem mogę zrobić inaczej? Najlepsi sportowcy wiedzą: aby zmienić to, jak coś robisz, musisz zmienić to, co robisz.

To samo podejście możesz zastosować w odniesieniu do pracy. Biorąc pod uwagę wszystkie kłody, które praca rzuca nam pod nogi, możemy śmiało powiedzieć, że już działamy jak sportowcy. Jak więc poprawić swoją grę? Eksperymentuj! Popraw techniki pracy i zobacz, czy podobają Ci się efekty.

Załóżmy, że w czwartki zwykle się ociągasz i masz problem ze zrealizowaniem swoich planów. Możesz spróbować tego dnia pracować w innym miejscu – nawet przeniesienie się do innego pokoju lub odwrócenie w innym kierunku może załatwić sprawę. Za każdym razem, gdy masz wrażenie, że mógłbyś zrobić coś lepiej, spróbuj zmienić nieco swoją rutynę, aby zobaczyć, czy to pomoże. Poniżej przedstawiam listę pytań, które pomogą Ci wprowadzić zmiany:

Praca kontra przerwy

Ile czasu potrzebujesz po spotkaniu, żeby wrócić do normalnej pracy?

Ile miejsca w swoim codziennym grafiku musisz zarezerwować na odpoczynek, aby mieć produktywny dzień?

Praca wcześnie kontra późno

Czy najefektywniejszy jesteś, pracując rano? A może mobilizacja pojawia się późnym popołudniem lub wieczorem?

Praca w cichym kontra w gwarnym otoczeniu

Czy lepiej Ci się pracuje w otoczeniu innych? A może w samotności?

Praca z narzuconymi terminami (deadline’ami) czy bez

Czy działając pod presją, potrafisz rozwinąć skrzydła? Kiedy osiągasz lepsze wyniki: po kilku dniach intensywnej pracy w obliczu zbliżającego się terminu, czy gdy wiesz, że masz jeszcze mnóstwo czasu?

Łatwiej czy trudniej jest Ci się skupić, jeśli wiesz, że masz spotkanie za dwie godziny? Albo że bateria laptopa wytrzyma jeszcze około 90 minut? Albo że Twój maluch obudzi się za godzinę?

Praca na początku czy pod koniec tygodnia

Czy pracujesz wydajniej na początku tygodnia (po spokojnym weekendzie), czy może koło czwartku lub piątku? Jak wypadają poniedziałki w porównaniu z piątkami?

Rutyna czy spontaniczność

Czy pracujesz lepiej, jeśli dni upływają zgodnie ze swoim stałym rytmem? A może udaje Ci się osiągnąć więcej i pracować lepiej w dni, które są zróżnicowane i w których pozostaje miejsce na spontaniczność?

Praca z muzyką w tle czy bez

Czy lepiej pracujesz, słuchając muzyki, czy też Cię to rozprasza? Jaka muzyka Ci odpowiada, a jaka nie?

Zadania pogrupowane czy pojedyncze

Czy zrobisz więcej, jeśli pogrupujesz zadania, a następnie zajmiesz się nimi wszystkimi naraz – jak wysyłanie e-maili, pisanie ofert lub organizowanie spotkań – czy może niepokoi Cię widok piętrzącej się pracy?

Praca na stojąco czy na siedząco

Czy możesz dłużej skupić się na pracy na stojąco? Czy to Cię nie męczy?

Długi dzień pracy czy krótki

Czy robisz więcej, jeśli pracujesz dłużej? A może długie dni pracy obniżają Twoją produktywność i jakość realizowanych zadań?

Praca online czy offline

Czy jesteś bardziej produktywny, gdy masz aktywne połączenie internetowe, czy wolisz pracować offline?

Więcej czy mniej snu

W jaki sposób sen wpływa na Twoją produktywność? Czy masz lepszy, czy gorszy dzień, jeżeli wstajesz na dźwięk budzika?

Praca indywidualna czy zespołowa

Czy robisz więcej i masz więcej pomysłów, pracując w zespole? A może lepiej pracuje Ci się solo?

Długi czy krótki lunch

Jak szybko możesz się skoncentrować na pracy po przerwie na lunch? Co działa na Ciebie lepiej: krótka czy długa przerwa? Czy lepiej Ci się pracuje, jeżeli masz czas, żeby zaczerpnąć świeżego powietrza?

Trening przed pracą czy po niej

Czy jesteś bardziej produktywny i czujniejszy, gdy ćwiczysz przed pracą, czy gdy robisz to po niej?

Twój kalendarz to etap 1

Moje gratulacje! Ustaliłeś priorytety i zaplanowałeś kalendarz. Pozostało Ci tylko wykonać pracę. I oczywiście, możesz się teraz cieszyć, że masz cały tydzień pod kontrolą. Zamiast czuć się przytłoczony wszystkim, co musisz zrobić, znalazłeś dla każdego zadania odpowiednie miejsce.

Jeśli jesteś podobny do mnie, w miarę upływu tygodnia zauważysz, że zarezerwowałeś zbyt mało czasu na niektóre rzeczy, a za dużo na inne. Zobaczysz również, że Twoją uwagę odwraca praca, której nie planowałeś. Obserwacje te są cenne, dlatego warto je zanotować (patrz ramka Notatki). Jeżeli poświęcisz chwilę, żeby zastanowić się nad przebiegiem tygodnia, będziesz mógł łatwo rozpoznać powtarzające się wzorce. Robienie tego, co umieściłeś w kalendarzu, pozwoli Ci lepiej zrozumieć swój tydzień, a to z kolei pomoże zaplanować kolejny. Tak wygląda pozytywna ścieżka rozwoju.

W porządku, możesz teraz zadać sobie pytania: Czy muszę tak szczegółowo planować każdy tydzień? Jak mam to połączyć z innymi ważnymi elementami pracy? Nie martw się. W kolejnych rozdziałach przeprowadzę Cię przez resztę tygodnia. Za każdym razem, gdy musisz podjąć decyzję, co zrobić dalej, po prostu trzymaj się trzyczęściowej rakiety.

Notatki

Notatki można robić na wiele sposobów, od zapisywania ich w notatniku lub na karteczkach samoprzylepnych po korzystanie z rozwiązań cyfrowych. Pewnie domyślasz się, że ja głosuję za nowoczesnością. W ten sposób mam do nich szybki i łatwy dostęp na wszystkich swoich urządzeniach. Niezależnie od wybranej metody najważniejszą rzeczą jest posiadanie systemu, na którym można polegać. Przejrzyj dodatkowy rozdział na końcu tej książki, aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących robienia notatek.

Najbardziej w trzyczęściowej rakiecie podoba mi się to, że dokładnie pokazuje, co powinieneś w danym momencie zrobić. Oto jak:

Cokolwiek umieściłeś w kalendarzu, jest zawsze na pierwszym miejscu. To tam planujesz pracę na cały tydzień i to jest część 1. Rób to, co zaplanowałeś, bo kalendarz jest Twoją ostoją.

Niczego innego na ten moment nie zaplanowałeś? Zatem jesteś gotowy na część 2: sprawy na liście rzeczy do robienia.

Nie masz więcej zadań do wykonania na dzisiaj? Czas na część 3: e-maile.

Teraz, gdy masz już uporządkowany kalendarz, nadszedł czas, aby naprawdę zabrać się do roboty. Rozdział 2 zapewni Ci prawdopodobnie najszybszą korzyść płynącą z tej książki: Twój własny, zapasowy mózg.

Przypisy

Rozdział 1

1 Paul Graham, Maker’s Schedule, Manager’s Schedule, 2009, [online] http://www.paulgraham.com/makersschedule.html.

Z ang. grip – „chwytać” (przyp. tłum.).

Grip: het geheim van slim werken

First published in Dutch by Uitgeverij NZ in 2019

Copyright © Rick Pastoor 2019

Copyright © for the Polish edition by Wydawnictwo SQN 2022

Copyright © for the translation by Justyna Sarna 2022

Redakcja – Aneta Wieczorek

Korekta – Tomasz Bocheński / WIELE KROPEK, Anna Strożek

Opracowanie typograficzne i skład – Joanna Pelc

Adaptacja okładki – Paweł Szczepanik / BookOne.pl

Ilustracje – Moker Ontwerp i Rick Pastoor

All rights reserved. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Książka ani żadna jej część nie może być przedrukowywana ani w jakikolwiek

inny sposób reprodukowana czy powielana mechanicznie, fotooptycznie, zapisywana

elektronicznie lub magnetycznie, ani odczytywana w środkach publicznego przekazu

bez pisemnej zgody wydawcy.

Drogi Czytelniku,

niniejsza książka jest owocem pracy m.in. autora, zespołu redakcyjnego i grafików.

Prosimy, abyś uszanował ich zaangażowanie, wysiłek i czas. Nie udostępniaj jej innym, również w postaci e-booka, a cytując fragmenty, nie zmieniaj ich treści.
Podawaj źródło ich pochodzenia oraz, w wypadku książek obcych, także nazwisko tłumacza.

Dziękujemy!

Ekipa Wydawnictwa SQN

Wydanie I, Kraków 2022

ISBN mobi: 9788382107159

ISBN epub: 9788382107166

Wydawnictwo SQN pragnie podziękować wszystkim, którzy wnieśli swój czas,
energię i zaangażowanie w przygotowanie niniejszej książki:

Produkcja: Kamil Misiek, Joanna Pelc, Joanna Mika, Dagmara Kolasa, Grzegorz Krzymianowski, Natalia Patorska

Design i grafika: Paweł Szczepanik, Marcin Karaś, Agnieszka Jednaka

Promocja: Piotr Stokłosa, Szymon Gagatek, Łukasz Szreniawa, Aleksandra Parzyszek, Karolina Prewysz-Kwinto, Paulina Gawęda, Beata Nowak, Piotr Jankowski

Sprzedaż: Tomasz Nowiński, Patrycja Talaga, Mateusz Wesołowski

E-commerce: Tomasz Wójcik, Szymon Hagno, Marta Tabiś, Paweł Kasprowicz, Marcin Mendelski

Administracja: Klaudia Sater, Monika Kuzko, Małgorzata Pokrywka

Finanse: Karolina Żak, Honorata Nicpoń

Zarząd: Przemysław Romański, Łukasz Kuśnierz, Michał Rędziak

www.wsqn.pl

www.sqnstore.pl

www.labotiga.pl